Cuando una persona va a ingresar a una empresa, el proceso de vinculación no debería comenzar el mismo día en que se presenta a trabajar ni limitarse a solicitar documentos y firmar un contrato. Aunque en Colombia no existe un único formato legal denominado “paquete de ingreso”, sí existen obligaciones laborales, de seguridad social, Seguridad y Salud en el Trabajo y protección de datos que hacen necesario contar con un proceso previamente organizado. Por eso, la empresa debe tener claro qué información solicitar, qué trámites realizar, qué evaluaciones e inducciones gestionar, qué políticas comunicar y qué evidencias conservar antes de que el nuevo colaborador comience sus funciones.
El proceso puede comenzar con una ficha de personal
Una buena práctica es contar con una ficha de ingreso o ficha de personal, diligenciada por el trabajador, que permita recopilar de manera organizada la información necesaria para gestionar su vinculación.
Esta puede contener los datos de identificación y contacto, la información requerida para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, los datos necesarios para nómina, información de contacto en caso de emergencia y aquellos demás datos administrativos que resulten necesarios de acuerdo con las características de la empresa y del cargo.
La ficha de personal no corresponde a un formato único impuesto por la legislación laboral; es una herramienta que permite organizar el proceso y dejar evidencia de la información suministrada por el nuevo trabajador.
Sin embargo, esto no significa que la empresa deba solicitar documentos o datos simplemente porque “siempre se ha hecho así”. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales debe responder a una finalidad legítima y observar, entre otros, los principios de finalidad, acceso restringido, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, la empresa debe tener claro qué información necesita, para qué la solicita, quién tendrá acceso a ella y cómo será protegida.
La relación laboral debe quedar correctamente formalizada
Antes del inicio de las labores también deben estar definidas las principales condiciones de la vinculación: cargo, funciones, salario, jornada, fecha de ingreso, lugar o modalidad de trabajo y tipo de contrato aplicable.
La modalidad contractual escogida debe corresponder realmente a las condiciones en las que se desarrollará la relación laboral y cumplir con las formalidades exigidas por la legislación vigente.
En este punto es importante considerar los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025. Actualmente, la vinculación mediante contrato a término indefinido constituye la regla general, sin perjuicio de la posibilidad de celebrar otras modalidades permitidas por la ley. Además, los contratos a término fijo deben celebrarse por escrito y tienen un límite máximo legal de cuatro años, mientras que los contratos por obra o labor determinada también deben constar por escrito e identificar de manera precisa y detallada la obra o labor contratada.
Por esta razón, los formatos y modelos contractuales utilizados por la empresa deberían revisarse periódicamente para garantizar que permanezcan ajustados a la normativa vigente.
Las afiliaciones a seguridad social deben gestionarse oportunamente
Tratándose de un trabajador dependiente, la empresa debe gestionar oportunamente las afiliaciones que correspondan a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar.
Estas afiliaciones no deberían convertirse en un trámite administrativo que se realiza después de que la persona ya comenzó a trabajar.
Especial atención a la afiliación a la ARL
La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales inicia desde el día calendario siguiente al de la afiliación.
En términos prácticos, si una persona comienza sus labores el lunes, la afiliación debe gestionarse previamente para garantizar que cuente con cobertura desde su primer día de trabajo.
Este es un ejemplo claro de por qué el proceso de vinculación debe planearse y gestionarse con anticipación al inicio de las labores.
El examen médico ocupacional de preingreso también debe estar listo
Otro aspecto fundamental del proceso es la evaluación médica ocupacional de preingreso.
La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo establece la evaluación médica de preingreso dentro de aquellas que el empleador debe realizar obligatoriamente. Su finalidad es determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, teniendo en cuenta las condiciones de trabajo, los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo.
Esto también implica que la empresa debe suministrar al prestador de salud ocupacional información adecuada sobre las funciones que realizará la persona y los riesgos asociados al cargo, para que la evaluación responda realmente a las condiciones del trabajo que desempeñará.
Además, hay un punto que toda empresa debería conocer: el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que sean requeridas está completamente a cargo del empleador, por lo que no corresponde trasladar este costo al aspirante o trabajador.
La empresa recibe el concepto médico, no la historia clínica
También es fundamental diferenciar entre el concepto médico ocupacional y la historia clínica ocupacional.
La historia clínica ocupacional es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva. Como regla general, el médico debe remitir al empleador únicamente el concepto médico ocupacional, indicando las restricciones, recomendaciones o condiciones que deban ser consideradas para que el trabajador pueda desempeñar sus funciones.
La empresa, por tanto, no debería recibir y archivar la historia clínica ocupacional como si fuera un documento más de la hoja de vida del trabajador. Además, la información relacionada con la salud tiene la condición de dato sensible conforme a la Ley 1581 de 2012 y requiere un manejo especialmente cuidadoso.
La inducción en SST debe realizarse antes de iniciar las labores
El nuevo trabajador no debería simplemente llegar, recibir algunas instrucciones de su jefe inmediato y comenzar a desarrollar sus funciones.
El Decreto 1072 de 2015 establece que todo trabajador que ingrese por primera vez a la empresa debe recibir, de manera previa al inicio de sus labores, una inducción sobre los aspectos generales y específicos de las actividades que realizará, incluyendo la identificación y control de peligros y riesgos y la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Por esta razón, la inducción en SST debe formar parte del proceso de ingreso y debe quedar debidamente soportada.
Además, no debería tratarse únicamente de una presentación genérica. Los peligros y medidas de prevención deben estar relacionados con las actividades que realmente desarrollará la persona.
No enfrenta los mismos riesgos un trabajador que realiza funciones administrativas que una persona que conduce vehículos, opera maquinaria, trabaja en alturas o manipula sustancias químicas.
Elementos de Protección Personal
Cuando, de acuerdo con la identificación de peligros y valoración de riesgos, el cargo requiera EPP, estos deben ser suministrados por el empleador y estar disponibles antes de que el trabajador se exponga al riesgo correspondiente.
La empresa también debe conservar evidencia de su entrega y garantizar que el trabajador conozca su utilización adecuada.
Los EPP no deben confundirse con la dotación de calzado y vestido de labor, pues se trata de obligaciones distintas y la dotación está sujeta a sus propios requisitos legales. Por ello, no necesariamente debe entregarse a todo trabajador desde su primer día de labores.
El trabajador debe conocer las reglas internas de la empresa
La vinculación también es el momento adecuado para garantizar que el nuevo colaborador conozca las políticas, reglamentos y procedimientos internos que le resulten aplicables.
Dependiendo de cada organización y de las funciones que desarrollará el trabajador, esto puede comprender el Reglamento Interno de Trabajo, políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo, tratamiento de datos personales, confidencialidad, seguridad de la información, uso de equipos y herramientas, desconexión laboral y demás lineamientos internos aplicables.
No significa que cada política tenga que imprimirse y firmarse individualmente; lo importante es determinar qué debe conocer el trabajador, cómo se realizará esa comunicación y qué evidencia conservará la organización.
Frente al Reglamento Interno de Trabajo, la Ley 2466 de 2025 modificó sus reglas de publicación y establece que, cuando exista esta obligación, además de la publicación correspondiente debe disponerse a través de un medio virtual al cual los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. La norma permite igualmente su envío mediante canales digitales, dejando constancia de dicha actuación.
Cumplir también significa poder demostrar
Una correcta vinculación no termina con cumplir los diferentes pasos. También es necesario conservar evidencia.
Dependiendo del cargo y de las características de la empresa, el expediente de ingreso puede incluir, entre otros:
- Ficha de información del trabajador.
- Documentos de identificación necesarios.
- Contrato y documentos relacionados con la vinculación.
- Soportes de afiliación al sistema de seguridad social.
- Concepto médico ocupacional.
- Evidencia de inducción en SST.
- Información relacionada con los riesgos del cargo.
- Registros de entrega de EPP, cuando corresponda.
- Evidencias de comunicación de políticas y reglamentos.
- Títulos, licencias, matrículas, cursos o certificaciones cuando el cargo los requiera.
- Soportes relacionados con el tratamiento de datos personales.
El objetivo no es tener la carpeta con más documentos. El objetivo es que la empresa pueda demostrar que cada etapa necesaria para el ingreso realmente fue gestionada y cumplida.
Conclusión
El denominado “paquete de ingreso” debe entenderse como algo más que una carpeta de documentos. En realidad, debe funcionar como un proceso previamente estructurado, en el que la empresa tenga definido qué información necesita, qué trámites deben realizarse antes del inicio de las labores, quién es responsable de cada actividad y qué evidencias deben conservarse.
Una vinculación correctamente organizada permite proteger al trabajador, facilitar la gestión de Recursos Humanos y Seguridad y Salud en el Trabajo y reducir los riesgos de la empresa frente al incumplimiento de sus obligaciones laborales, de seguridad social, SST y protección de datos personales.
Por eso, cuando un nuevo colaborador está próximo a ingresar, la pregunta no debería ser solamente “¿ya entregó todos los documentos?”, sino “¿tenemos todo listo para que pueda empezar a trabajar correctamente?”. En GÓMEZ ASESORES & CONSULTORES S.A.S. asesoramos a las empresas en la estructuración y revisión de sus procesos de vinculación laboral, para que el ingreso de cada trabajador se realice de forma organizada, documentada y conforme con las obligaciones aplicables.
Referncias
- Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Diario Oficial No. 49.523.
- Ministerio del Trabajo. (2025). Resolución 1843 de 2025, por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 53.109.
- Presidencia de la República de Colombia. (1994). Decreto-Ley 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. Diario Oficial No. 41.405.
