Resumen:
En Colombia, la correcta gestión de la nómina es esencial para el cumplimiento de las normativas laborales, tributarias y para evitar sanciones legales. Un manejo inadecuado puede derivar en demandas laborales, multas y auditorías por parte de entidades como la UGPP y la DIAN, afectando gravemente la viabilidad financiera de una empresa.
Introducción:
En Colombia, la correcta gestión de la nómina es mucho más que una obligación administrativa: es un componente crítico del cumplimiento legal, tributario y laboral de cualquier empresa. Un error en la liquidación de salarios, una omisión en el pago de parafiscales o una interpretación errada de las normas puede derivar en sanciones por parte de la UGPP o la DIAN, e incluso en demandas laborales costosas y desgastantes.
Este artículo tiene como objetivo exponer, con fundamento normativo, por qué es fundamental contar con procesos de nómina organizados y respaldados legalmente. A través de cuatro capítulos breves, analizaremos los principales riesgos asociados a una nómina mal estructurada y cómo prevenirlos.
LA NÓMINA COMO OBLIGACIÓN LEGAL: IMPLICACIONES LABORALES Y RIESGOS JURÍDICOS
En Colombia, el manejo de la nómina no es simplemente una cuestión administrativa. Es un componente fundamental del cumplimiento laboral, y su desorganización puede traducirse fácilmente en demandas judiciales, sanciones del Ministerio del Trabajo y deterioro de la relación laboral.
La obligación de pagar salarios y prestaciones sociales completas y oportunas está consagrada en el Código Sustantivo del Trabajo (CST). El artículo 59 prohíbe al empleador “no pagar al trabajador el salario en los períodos pactados”, mientras que el artículo 127 define el salario como “la remuneración, cualquiera sea su forma, que recibe el trabajador como contraprestación directa del servicio”.
Esto significa que todo ingreso que tenga carácter remunerativo (bonificaciones habituales, auxilios, horas extras, recargos nocturnos, etc.) debe estar debidamente incluido en la liquidación mensual. Si no se hace, el empleador incurre en mora y puede ser sancionado por:
- Intereses moratorios sobre cesantías (Art. 99 Ley 50 de 1990).
- Indemnización por despido sin justa causa, si el trabajador prueba que fue despedido por reclamar sus derechos (Art. 64 CST).
- Multas del Ministerio del Trabajo, conforme al artículo 486 del CST, que faculta a la autoridad laboral para imponer sanciones entre 1 y 5.000 SMMLV por incumplimientos graves.
A esto se suma el hecho de que el trabajador puede presentar una demanda laboral hasta tres años después de terminado el contrato (Art. 151 del CST), reclamando pagos no realizados, como horas extras no liquidadas, vacaciones no compensadas o bonificaciones mal clasificadas.
Un ejemplo frecuente de este riesgo es el uso indebido de pactos de exclusión salarial o de desalarización. Aunque son permitidos por el artículo 128 del CST, su aplicación exige que exista un documento escrito y que el auxilio excluido del salario no tenga naturaleza remunerativa. De lo contrario, las bonificaciones entregadas serán consideradas salario y deberán incluirse en la base para calcular prestaciones sociales y aportes a seguridad social.
Como ha señalado la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, “el juez debe mirar la realidad del vínculo laboral, más allá de lo pactado formalmente, y reconocer como salario todas las sumas entregadas como retribución directa del servicio” (CSJ, SL1040-2021, Rad. 80746).
Así, una nómina mal estructurada no solo genera errores de pago, sino que deja sin sustento legal al empleador frente a cualquier reclamación posterior del trabajador. De ahí la importancia de llevar controles, contratos actualizados, soportes de pago claros y liquidaciones completas.
En resumen, tener una nómina organizada no es opcional ni un lujo, es una necesidad legal para reducir el riesgo de demandas, sanciones o condenas judiciales que podrían afectar seriamente la viabilidad financiera de tu empresa.
SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: LA LUPA DE LA UGPP SOBRE TU NÓMINA
Uno de los riesgos más relevantes para las empresas en Colombia es una fiscalización por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). Esta entidad tiene la facultad de verificar que los empleadores realicen de forma adecuada y oportuna los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, lo que incluye salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, SENA e ICBF.
¿Qué revisa la UGPP?
La UGPP no solo revisa si se pagaron los aportes, sino también si el monto base de cotización es correcto, si están incluidos todos los conceptos salariales, si hay soportes adecuados y si los pagos se realizaron dentro de los plazos legales.
Según el artículo 6 de la Ley 1607 de 2012, los empleadores deben calcular la base de cotización teniendo en cuenta “todos los pagos que constituyan salario de conformidad con el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo”. Es decir, cualquier suma entregada al trabajador que tenga carácter remunerativo debe ser incluida en la base de aportes, sin importar cómo se denomine.
Esto incluye, por ejemplo:
Bonificaciones habituales.
Auxilios de alimentación o transporte que excedan los topes legales.
Pagos indirectos o en especie.
Horas extras, recargos, dominicales.
Como ha advertido la propia UGPP:
“No se pueden excluir de la base de cotización pagos que tienen naturaleza salarial, aunque se les denomine ‘no salariales’ si no existe un pacto expreso, por escrito y legalmente válido” (Concepto UGPP 201902000288321 del 29 de julio de 2019).
Errores comunes que detecta la UGPP
Entre los errores más frecuentes que originan requerimientos de información y sanciones se encuentran:
Cotizar por el salario mínimo cuando el trabajador percibe ingresos adicionales.
No incluir bonificaciones, comisiones u otros pagos recurrentes en la base de cotización.
No realizar aportes durante incapacidades o licencias no remuneradas cuando hay obligación de hacerlo (como en pensiones).
Ausencia de contrato escrito que respalde pactos de exclusión salarial.
¿Qué pasa si la UGPP detecta inconsistencias?
En caso de encontrar omisiones o errores, la UGPP puede iniciar un proceso de fiscalización que termina, en muchos casos, con una sanción. Según el artículo 179 del Decreto 019 de 2012, el valor de la sanción puede llegar hasta el 200% del monto dejado de aportar, sin perjuicio de los intereses moratorios.
Además, la Ley 1607 de 2012 señala que:
“El responsable del pago de los aportes deberá presentar la información completa, veraz y oportuna. En caso contrario, será objeto de sanción administrativa” (Art. 7, Ley 1607 de 2012).
Esto convierte a la UGPP en un riesgo real para las empresas que no gestionan correctamente su nómina. Y lo más importante: no es necesario que haya mala fe o evasión deliberada para ser sancionado. Basta con que haya un error técnico, formal o documental.
¿Cómo prevenir este riesgo?
Revisar periódicamente la clasificación de los ingresos laborales.
Garantizar que todos los pagos con carácter salarial se incluyan en la base de aportes.
Mantener actualizados los contratos laborales con cláusulas claras y válidas.
Documentar adecuadamente licencias, suspensiones, incapacidades y novedades.
Llevar registros y soportes de liquidaciones, pagos y cotizaciones.
Una nómina bien estructurada y respaldada por expertos es la mejor defensa frente a una eventual fiscalización. Por eso, más que una tarea operativa, la administración de la nómina debe verse como una inversión estratégica en cumplimiento legal.
CONSECUENCIAS TRIBUTARIAS DE UNA NÓMINA MAL GESTIONADA: LA LUPA DE LA DIAN
Aunque muchas empresas asocian la nómina únicamente con el cumplimiento laboral o de seguridad social, su correcta estructuración también tiene implicaciones tributarias relevantes, tanto para el empleador como para los trabajadores. En particular, los errores en el manejo de la nómina pueden derivar en sanciones, glosas o pérdidas de beneficios fiscales al momento de enfrentar una fiscalización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
La nómina y la retención en la fuente
De conformidad con el artículo 383 del Estatuto Tributario (E.T.), los pagos laborales están sujetos a retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, según el procedimiento establecido por el Gobierno Nacional. Esto significa que el empleador debe actuar como agente retenedor, aplicar correctamente la tabla de retención y declarar oportunamente dichas sumas ante la DIAN.
El incumplimiento de esta obligación da lugar a sanciones conforme a los artículos 402 y 658-3 del E.T., que incluyen:
Multas por no practicar o no consignar la retención.
Intereses moratorios.
Pérdida de la deducibilidad del gasto laboral para efectos del impuesto sobre la renta.
¿Cuándo los pagos laborales son deducibles?
El artículo 107 del E.T. establece que los gastos son deducibles siempre que sean “necesarios, proporcionales y tengan relación de causalidad con la actividad generadora de renta”. En el caso de los pagos laborales, el artículo 108 exige dos condiciones adicionales:
“Los pagos por concepto de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales, aportes a la seguridad social, y en general cualquier pago laboral, solo serán deducibles si se ha efectuado y pagado la totalidad de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales correspondientes.”
En otras palabras, si una empresa no cotiza adecuadamente a salud, pensión, ARL, cajas de compensación, SENA o ICBF, los pagos laborales correspondientes no pueden tomarse como un gasto deducible en el impuesto de renta. Esto se traduce en un mayor impuesto a pagar, y potenciales glosas tributarias en una auditoría fiscal.
La DIAN cruza información con UGPP y PILA
Gracias a la interoperabilidad entre bases de datos del Estado, la DIAN tiene acceso directo a la información de los aportes realizados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), así como a los datos reportados en medios magnéticos, nómina electrónica y declaraciones tributarias.
Esto le permite detectar, por ejemplo:
Diferencias entre lo pagado a empleados y lo declarado en renta.
Pagos sin retención o sin aportes a seguridad social.
Empresas que declaran salarios en renta, pero no los reportan como deducción en los formatos 1001/2276.
De hecho, la Resolución 000013 de 2021 exige que los empleadores emitan y transmitan a la DIAN la nómina electrónica, con todos los conceptos pagados, descuentos realizados y aportes efectuados. Esto refuerza la trazabilidad tributaria y permite a la DIAN ejercer un control automático y masivo.
Error tributario = doble sanción
Cuando una empresa comete errores en su nómina, no solo se expone a una sanción por parte de la UGPP, sino que también puede ser sancionada por la DIAN. En efecto, mientras la UGPP impone sanciones por omisión de aportes al sistema, la DIAN puede desconocer la deducción, imponer sanciones por inexactitud (Art. 647 E.T.), y exigir el pago de intereses de mora.
Por eso, una nómina mal gestionada no solo es un riesgo laboral o parafiscal, también es un riesgo tributario que puede impactar gravemente la carga impositiva de la empresa.
BENEFICIOS EMPRESARIALES DE UNA NÓMINA BIEN ESTRUCTURADA
Después de revisar los riesgos laborales, parafiscales y tributarios asociados al manejo inadecuado de la nómina, es momento de mirar el panorama desde otra perspectiva: una nómina bien organizada no solo evita sanciones, también impulsa la estabilidad, la eficiencia operativa y la reputación de tu empresa.
A continuación, te mostramos los principales beneficios:
Tranquilidad jurídica y previsibilidad financiera
Contar con procesos sólidos de nómina, soportados por contratos bien elaborados, cálculos precisos y documentos probatorios, te permite prever con claridad los costos laborales y evitar contingencias. Esto se traduce en presupuestos más confiables, flujo de caja más estable y menor exposición legal.
En palabras de la Corte Suprema de Justicia:
“La adecuada documentación y registro de las relaciones laborales es una manifestación de la buena fe y la diligencia del empleador, que permite descartar la presunción de incumplimiento” (CSJ, SL1234-2018).
Ahorro de costos por sanciones y glosas
Una empresa con nómina organizada reduce considerablemente el riesgo de sanciones por parte de la UGPP o la DIAN. Esto implica ahorro directo: evitar pagar multas del 200%, intereses de mora, sanciones por inexactitud y glosas fiscales. Además, se evitan los costos indirectos asociados a litigios, abogados, auditorías forenses o reintegros.
Mejor clima laboral y fidelización del talento
Pagar a tiempo, con exactitud y transparencia, no solo es una obligación legal, es también una estrategia de bienestar laboral. Los trabajadores valoran que su empleador cumpla con lo prometido, liquide correctamente sus horas extra, vacaciones, cesantías y reciba sus desprendibles claros.
Esto fortalece el compromiso, reduce la rotación y disminuye conflictos. Un trabajador bien tratado no demanda, se queda.
Cumplimiento con los estándares de contratación pública y privada
Las empresas que desean contratar con el Estado o con grandes compañías privadas deben demostrar que cumplen a cabalidad con la legislación laboral y tributaria. Esto implica tener la nómina al día, sin inconsistencias ni procesos sancionatorios en curso. Una empresa con nómina organizada accede a mejores oportunidades de negocio y puntúa más alto en procesos de selección.
Optimización operativa a través de la tecnología
Hoy existen soluciones que permiten automatizar gran parte del proceso de nómina: cálculo de pagos, generación de la PILA, liquidación de prestaciones, envío de nómina electrónica, y generación de reportes financieros y tributarios.
Externalizar la nómina o usar un sistema especializado permite a la empresa enfocarse en su “core” de negocio, mientras cumple con toda la normatividad vigente.
RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA EL CUMPLIMIENTO
Inicie con una matriz de riesgos ajustada a su operación y geografía.
Revise el perfil del oficial de cumplimiento: asegure experiencia y formación en LA/FT/FP.
Actualice manuales y códigos internos con lenguaje claro y aplicable.
Involucre al revisor fiscal desde el diseño del sistema.
Considere acompañamiento externo especializado si no cuenta con capacidad interna.
CONCLUSIÓN
Tener una nómina bien estructurada no es solo una obligación legal, es una ventaja competitiva. Protege a tu empresa de riesgos innecesarios, mejora la relación con tu equipo y te abre puertas en el mundo empresarial.
En Gómez Asesores & Consultores S.A.S. contamos con un equipo de expertos en derecho laboral, seguridad social, contabilidad y tributación, que te ayudará a estructurar tu nómina desde cero, automatizar procesos y representarte ante cualquier requerimiento de la UGPP o la DIAN.
Contáctanos y despreocúpate de la nómina. Nosotros hacemos que las cosas pasen.
Referencias:
Corte Suprema de Justicia. (2021). Sentencia SL1040-2021, Rad. 80746. Recuperado de https://www.cortesuprema.gov.co
Congreso de Colombia. (1950). Ley 142 de 1950, Código Sustantivo del Trabajo. Recuperado de https://www.secretariasenado.gov.co
Congreso de Colombia. (1990). Ley 50 de 1990, artículo 99. Recuperado de https://www.secretariasenado.gov.co
Congreso de Colombia. (2012). Ley 1607 de 2012, artículos 6 y 7. Recuperado de https://www.dian.gov.co
Función Pública. (2012). Decreto 019 de 2012, artículo 179. Recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co
DIAN. (2021). Resolución 000013 de 2021. Recuperado de https://www.dian.gov.co
UGPP. (2019). Concepto UGPP 201902000288321. Recuperado de https://www.ugpp.gov.co
DIAN. (1989). Estatuto Tributario, artículos 383 y 647. Recuperado de https://www.dian.gov.co
