LA IMPORTANCIA DE REALIZAR UN PRE CIERRE CONTABLE

Resumen:

El pre cierre contable es una revisión anticipada de la información financiera que permite depurar saldos, verificar conciliaciones, actualizar provisiones, revisar inventarios y validar el cumplimiento tributario antes del cierre oficial. Su propósito es asegurar que las cifras reflejen la realidad de la empresa cuando aún es posible hacer ajustes legítimos, evitando errores, inconsistencias o contingencias que puedan afectar los estados financieros y las obligaciones fiscales.

Gracias a este proceso, las empresas obtienen información confiable y oportuna para proyectar impuestos, gestionar el flujo de caja, detectar riesgos o irregularidades y tomar decisiones estratégicas sobre inversión, endeudamiento o distribución de utilidades. En resumen, el pre cierre contable se convierte en una herramienta clave para cerrar el año con cifras depuradas, menos reprocesos y una visión clara del desempeño real del negocio.

Introducción:

Cerca del final del año, la mayoría de las empresas se concentran en cumplir con sus obligaciones del día a día: facturar, pagar nómina, atender clientes y mantener la operación en marcha. Sin embargo, es justamente en estos meses cuando se define la fotografía financiera que verá la DIAN, los bancos, los socios y, en general, todos los grupos de interés. El cierre contable y tributario no debería ser un momento de sorpresa, sino la consecuencia de un proceso planificado. Ahí es donde entra el pre cierre contable.

El pre cierre contable es, en esencia, una “simulación” del cierre de fin de año realizada con anticipación. Permite revisar saldos, depurar cuentas, registrar provisiones y estimaciones pendientes, y proyectar impuestos y resultados antes de que sea demasiado tarde para hacer ajustes legítimos. En lugar de esperar a marzo o abril para descubrir cuál fue realmente el resultado del año, el empresario puede tener una visión clara desde noviembre o incluso antes.

En un entorno regulatorio cada vez más estricto, con mayores facultades de fiscalización por parte de la DIAN, las secretarías de hacienda y otras autoridades, trabajar con información desactualizada o imprecisa es un riesgo innecesario. El pre cierre contable se convierte entonces en una herramienta de prevención: ayuda a mitigar contingencias tributarias, mejora la calidad de los estados financieros y permite tomar decisiones informadas sobre distribución de utilidades, endeudamiento, inversiones o ajustes en la estructura de costos.

Desde Gómez Asesores & Consultores hemos visto, en la práctica, que las empresas que realizan un pre cierre contable llegan al cierre oficial con menos estrés, menos sorpresas y mayor control sobre sus cifras. Este artículo busca explicar de forma sencilla qué es el pre cierre, cuáles son sus beneficios y cómo puede implementarse de manera ordenada y práctica en su organización.

¿Qué es el pre cierre contable?

El pre cierre contable es un proceso de revisión y depuración de la información financiera que se realiza antes del cierre oficial del período (generalmente antes del 31 de diciembre). No se trata de un cierre adicional ni de una obligación formal impuesta por la norma, sino de una buena práctica de gestión que permite anticiparse a los resultados y corregir a tiempo lo que sea necesario.

En términos sencillos, es como hacer un “ensayo general” del cierre: se verifican saldos, se revisan conciliaciones, se analizan ingresos, costos y gastos, se calculan provisiones y se proyecta la utilidad o pérdida del ejercicio, junto con los impuestos asociados. Su objetivo principal es que la gerencia y los socios tengan una radiografía lo más cercana posible a la realidad, cuando aún es posible tomar decisiones y hacer ajustes conforme a la ley y a las políticas contables de la compañía.

Entre sus objetivos específicos se pueden destacar:

• Identificar errores, omisiones o registros pendientes en la contabilidad.
• Anticipar el impacto tributario (renta, ICA, retenciones, etc.) y evaluar alternativas de planeación dentro del marco legal.
• Evaluar el desempeño del negocio antes del cierre, para ajustar estrategias comerciales, de gasto o de inversión.
• Garantizar que los estados financieros de cierre se construyan sobre bases sólidas y depuradas, alineadas con las NIIF aplicables a la entidad.
• Finalidad: El pre cierre tiene un enfoque preventivo y de diagnóstico; busca encontrar problemas y tomar decisiones a tiempo. El cierre anual, en cambio, tiene un enfoque conclusivo y de formalización, pues de allí se derivan los estados financieros, las declaraciones de impuestos y los informes a socios y terceros.
• Grado de flexibilidad: Después del pre cierre todavía es posible hacer ajustes, reclasificaciones o provisiones adicionales, siempre que sean soportadas y estén dentro del marco técnico y legal. Una vez se realiza el cierre anual y se emiten los estados financieros, el margen de maniobra se reduce considerablemente.
• Usuarios de la información: El pre cierre está pensado principalmente para la gerencia, la junta directiva, el área financiera y los asesores contables y tributarios. El cierre anual, además de estos usuarios internos, está dirigido a terceros como bancos, inversionistas, autoridades tributarias y demás grupos de interés.

En conclusión, el pre cierre contable no reemplaza el cierre anual, sino que lo fortalece: permite llegar al cierre formal con la casa organizada, menos reprocesos y una comprensión mucho más clara de lo que realmente ocurrió en la compañía durante el año.

Beneficios de realizar un pre cierre contable

Realizar un pre cierre contable no es solo “tener la contabilidad al día”. Bien aprovechado, se convierte en una herramienta estratégica que impacta directamente la calidad de la información, la carga tributaria, el flujo de caja y, en general, la toma de decisiones de la gerencia.

• Mejora en la calidad y oportunidad de la información financieras:

Uno de los beneficios más evidentes del pre cierre es la mejora en la calidad de las cifras. Durante el proceso se revisan saldos, se hacen conciliaciones bancarias, se depuran cuentas de clientes y proveedores y se ajustan registros que pudieron quedar pendientes a lo largo del año.

Esto se traduce en:

• Estados financieros más confiables y coherentes entre sí.
• Cierres mensuales o trimestrales mejor soportados.
• Menos reprocesos al momento de entregar información a bancos, socios o autoridades.

Además, al hacerse de forma anticipada, la empresa cuenta con información oportuna: no tiene que esperar al cierre oficial para saber cómo va el negocio, sino que puede leer la película casi en tiempo real.

• Planeación tributaria y optimización de cargas fiscales:

El pre cierre contable también es una herramienta clave de planeación tributaria responsable. Con base en las cifras depuradas, es posible proyectar el impuesto de renta, el ICA, las retenciones y otros tributos, identificando con anticipación su impacto en el resultado del ejercicio.

Con esa información, la empresa puede:

• Evaluar si existen beneficios o incentivos tributarios aplicables que no se han aprovechado.
• Revisar el tratamiento de ciertos gastos o inversiones para asegurarse de que estén correctamente soportados.
• Evitar sorpresas en marzo o abril cuando ya no hay margen para ajustar nada de forma legítima.

No se trata de “forzar” resultados, sino de tomar decisiones informadas dentro del marco de la ley, con tiempo suficiente para actuar.

• Gestión de flujo de caja, endeudamiento y distribución de utilidades:

Con una radiografía clara del resultado esperado del año, la gerencia puede planear mejor el flujo de caja de los meses siguientes. El pre cierre permite estimar:

• Cuánto se necesitará para pagar impuestos y obligaciones laborales.
• Qué parte de la utilidad podría destinarse a distribución de dividendos o reinversión.
• Si la empresa tiene capacidad real para asumir nuevos créditos o renegociar los actuales.

En otras palabras, el pre cierre conecta la contabilidad con la gestión financiera del negocio, ayudando a evitar decisiones apresuradas que puedan afectar la liquidez.

• Detección temprana de errores, fraudes y contingencias:

Al revisar con lupa las cuentas y comprobantes, el pre cierre facilita la detección de:

• Registros duplicados o incompletos.
• Diferencias inusuales en saldos de clientes, proveedores o cuentas por pagar.
• Inconsistencias entre la contabilidad, las declaraciones tributarias y otros reportes.

En algunos casos, este ejercicio también permite identificar señales de posible fraude o de debilidades en los controles internos (por ejemplo, gastos sin soporte, ajustes recurrentes en ciertas cuentas, diferencias en efectivo o inventarios). Detectar estos temas en diciembre no es lo mismo que descubrirlos años después, cuando ya han generado contingencias mayores.

• Soporte para la toma de decisiones gerenciales:

Finalmente, el pre cierre contable le da a la gerencia y a los socios algo fundamental: claridad. Contar con cifras depuradas y con una proyección razonable del cierre del año permite:

• Ajustar presupuestos y metas para el año siguiente.
• Definir prioridades de inversión (por ejemplo, tecnología, infraestructura, talento humano).
• Revisar la rentabilidad por líneas de negocio, sedes o proyectos.
• Preparar con tiempo los informes para juntas directivas, asambleas de socios o inversionistas.

Así, el pre cierre deja de verse como una tarea simplemente contable y pasa a ser una herramienta de gestión, que conecta los números con la estrategia y el futuro de la organización.

Componentes clave de un pre cierre contable eficaz

Para que el pre cierre contable sea útil, no basta con “mirar los números por encima”. Es importante cubrir algunos frentes mínimos que se convierten en un checklist práctico para el área contable y la gerencia.

Conciliaciones y depuración de saldos

El punto de partida es que los saldos contables coincidan con la realidad:

• Conciliaciones bancarias al día.
• Revisión de cuentas por cobrar y por pagar (saldos viejos, notas crédito, pagos no registrados).
• Verificación de cuentas por impuestos (IVA, retenciones, ICA, anticipos) frente a lo realmente declarado y pagado.

Sin buenas conciliaciones, el resto del ejercicio pierde confiabilidad.

Revisión de ingresos, costos y gastos

El objetivo es que la “película” del año esté completa y bien cortada:

• Ingresos facturados y registrados en el período correcto.
• Costos y gastos asociados registrados (compras, servicios, nómina, arrendamientos, etc.).
• Identificación de gastos personales o no deducibles que puedan generar riesgos tributarios.

Provisiones, estimaciones y contingencias

El pre cierre es el momento para actualizar provisiones y estimaciones clave:

• Provisión de cartera de difícil cobro.
• Contingencias legales probables y cuantificables.
• Pasivos laborales acumulados (prestaciones, vacaciones, etc.).

Así, los estados financieros reflejan una realidad más prudente y cercana a la situación real de la empresa.

Inventarios, activos fijos y depreciaciones

En este bloque se busca que el balance no tenga activos “inflados”:

• Revisión de inventarios (diferencias, obsoletos o de lento movimiento).
• Validación de la base de activos fijos: existencia real, clasificación y vida útil.
• Confirmar que las depreciaciones se estén calculando de acuerdo con las políticas contables.

Chequeo de cumplimiento tributario

Antes del cierre oficial es clave hacer una revisión rápida pero completa de los principales tributos:

• Cruce contabilidad vs. declaraciones de IVA y retenciones.
• Revisión de ICA (actividad, bases y tarifas).
• Verificación de aportes a seguridad social y parafiscales.
• Preparar insumos y conciliaciones para la declaración de renta.

Esto reduce el riesgo de sanciones, intereses y requerimientos posteriores.

Notas y revelaciones a los estados financieros

Finalmente, el pre cierre permite adelantar el trabajo de notas y revelaciones:

• Hechos relevantes del año que deban informarse a socios o terceros.
• Consistencia de políticas contables y cambios que deban explicarse.
• Documentación básica de estimaciones y juicios de la gerencia.

Tener estos elementos claros desde el pre cierre facilita la preparación de los estados financieros y mejora la transparencia frente a bancos, inversionistas y revisores fiscales.

Conclusión